Как научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени. Он входит в топ навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего.  

С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно. В этой статье вы найдете лучшие техники управления временем:

1. Список всех дел

Заведите себе привычку постоянно записывать все дела, даже самые мелкие, в блокнот или в заметки в телефоне. Этот список вам понадобится для тех случаев, когда у вас неожиданно появляется свободное время (поездка в транспорте, ожидание встречи и т.д.). В этот момент вы смотрите свой список и выбираете то, что можно сделать прямо сейчас.

2. Соблюдайте этапность дел

Эта техника заключается в следующем: стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. При частом переключении с одного дела на другое мы можем упустить важные моменты, отвлечься или допустить ошибки. При переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

3. Автофокус

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

4. Правило двух минут

Ежедневно мы сталкиваемся с массой мелких задач, которые можно решить очень быстро, но из-за отсутствия организованности мы откладываем их. В результате накапливаются «завалы», на разгребание которых уходит очень много времени.Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

5. Правило 1‑3‑5 (Принцип 9 дел)

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

6. Правило 3-х дел

Для тех, кто не может делать по девять дел за день, Крис Бейли придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела. Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю.

7. «Съешьте лягушку»

«Метод лягушки» придумал Брайан Трейси. Автор методики предлагает своим последователям ежедневно «съедать лягушку» с утра, то есть делать в первую очередь дела, которые важны, но по каким-то причинам неприятны. Принцип такого подхода связан с психологическими реакциями человека. Если вы все же решились и «съели лягушку» с утра, то после этого наступает фаза эмоционального подъема. Методика не только проводит оптимальную расстановку приоритетов, но и делает вас счастливее.

8. Принцип 60/40

Планируйте дела только на 60% своего времени, а 40% оставляйте свободными на случай непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам всегда иметь запас времени и не переживать в том случае, если что-то пошло не по плану.

9. Метод 90/30

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

10. Метод 52/17

Вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

11. Метод Pomodoro («Система 25 минут»)

Сначала ми определяемся с задачей, которую нужно выполнить, после чего заводим таймер на 25 минут. Работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего делаем перерыв на 5 минут. После каждого 4 периода работы делаем длинный перерыв: 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления. Метод получил такое название потому, что его создатель, Ф. Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

12. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй. Все дела делятся на 4 категории:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть помошник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны, откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач.
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал Мерлин Манн. Он применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

14. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем: записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»); периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки; размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым; выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте; когда всё распланировано, приступайте к исполнению; задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же; другие делегируйте или помещайте в календарь.

15. Матрица Эйзенхауэра.

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания. В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

16. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел:

  • А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.
  • В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.
  • С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо: составить список всех будущих задач; разделить их по важности и установить очерёдность; оценить задачи соответственно по категориям A, B и C и приступить к выполнению.

17. Делить задание на блоки («Метод салями»)

Скажите, как можно незаметно съесть целую палку колбасы за вечер? Очень просто – отрезая по маленькому кусочку. Точно также, все сложные, многосоставные дела нужно делить на части. Разбивайте их на маленькие подзадачи и постепенно выполняйте их. Так вы избавитесь от ненужного волнения, структурируете свою деятельность и сможете постепенно достичь нужного результата. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу.

18. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

19. Канбан

Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс. Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании. Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец.

20. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Автор методики Стефани Ли, утверждает, что, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». В конце дня уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите, их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Затем следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

21. ZTD

Лео Бабаута предлагает свою систему Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать несколько привычек: собирайте всю информацию в Inbox; обрабатывайте все записи сразу; планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю; каждый раз фокусируйтесь только на одном деле; создавайте короткие списки дел; организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого; регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего; сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно; поддерживайте определённый режим дня постоянно.

Все эти техники предназначены для того, что сделать наши ежедневные дела более простыми в выполнении, уменьшить трудозатраты и ускорить процесс. Выберите те, которые кажутся вам более удобными, попробуйте применить их к своим делам. Очень скоро вы заметите, что ваша скорость и эффективность повысились, и при этом вы чувствуете себя комфортно и спокойно.

Лучшие современные технологии управления временем:

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.

Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.

Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.

Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.

Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.

SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Рекомендуемые книги для прочтения:

Дж. Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».

Б. Трейси «Оставьте брезгливость: сначала съешьте лягушку».

А. Лэйкин «Искусство успевать».

Т. Компернолле «Освободи мозг: что делать, когда слишком много дел».

Д. Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile».

М. Дорофеев «Джедайские техники».

М. Форстер «Сделай это завтра».

Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Г. Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

Д. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль».